Comment réaliser le budget d’un séjour d’équipe ?
Les moments de rencontres et de convivialité en dehors des bureaux sont devenus incontournables, que ce soit pour consolider la marque employeur ou diffuser la culture d’entreprise.
Alors c’est décidé, vous allez emmener vos collaborateurs pour une échappée professionnelle, mais vous ne savez pas quel est le budget à prévoir pour un séminaire d’entreprise. Quels coûts sont les plus importants ? Quels sont les frais à ne pas négliger ? Nous vous aidons à estimer les dépenses de votre prochain séminaire ou team building.
Préciser l’objectif du séminaire avant de définir une enveloppe budgétaire
Avant de remplir votre tableur Excel ou votre espace Notion, nous vous invitons à réfléchir au sens que vous voulez donner à ce séjour d’équipe.
En effet, vous pouvez organiser un séminaire pour différentes raisons :
- une formation ou un coaching ;
- célébrer l’anniversaire de l’entreprise ;
- renforcer la cohésion d'équipe ;
- enrichir votre parcours d’onboarding ;
- lancer un nouveau produit ou un nouveau service ;
- partager la vision de l’entreprise aux collaborateurs et les grands enjeux annuels ;
- fixer les objectifs des trois prochains mois (méthode OKR) et concevoir une roadmap ;
etc.
Une fois le but de votre événement défini, il sera plus simple de dessiner un programme.
À noter, les séminaires au vert ont le vent en poupe. Urbains en quête de calme et de reconnexion à la terre, slow work pour adopter de nouvelles habitudes de collaboration, proximité retrouvée grâce aux plaisirs instinctifs de la vie à la campagne, tels sont les nombreux bénéfices de ces voyages professionnels. Vous voulez en savoir plus sur leurs bienfaits ?
Lister les postes de dépenses de votre séjour d’équipe
Il faudra compter entre 150 et 200 euros par personne et par jour lors de votre séminaire d’entreprise. Bien entendu, il s’agit d’une moyenne et ce chiffre dépendra des prestations que vous réserverez.
Voici la liste des éléments à comptabiliser :
- Le nombre d’invités : Comptez-vous convier l’ensemble des salariés ? Ou réunir une équipe projet ? Le nombre de participants est un élément qui pourra faire varier du simple au double vos dépenses.
- La durée du séjour : Maintenant que vous avez déterminé l’objectif de votre séminaire résidentiel, vous avez sans doute une idée du temps nécessaire pour l’atteindre. Partir 3 journées et 2 nuits est la durée privilégiée par les organisations.
- Les déplacements : Allez-vous rester en région parisienne pour limiter les temps de trajets ? Ou plutôt découvrir les charmes d’un territoire étranger ? Une fois sur place, avez-vous d’autres trajets à réaliser nécessitant des voitures de location ou des transports en commun ?
Consultez la carte de nos maisons champêtres à louer
- L’hébergement : Nous sommes convaincus que le cadre dans lequel nous sommes accueillis donne une couleur, un ton au voyage. Si en posant vos valises, vous vous sentez immédiatement à l’aise, comme à la maison, la qualité des interactions et des échanges s’en ressentira. D’ailleurs, vous pouvez questionner les participants concernant le choix de chambres individuelles ou de chambres partagées. Pas sûr que votre collègue Christophe ait envie d’être moqué à cause de ses ronflements à la table du petit-déjeuner, même si les chambres communes peuvent faire diminuer la note. Pensez à préserver l'intimité des convives pour qu’ils ne ressentent pas de gêne, vous avez besoin qu’ils donnent le meilleur pour que votre événement soit un succès.
- Les lieux pour les activités : S’il s’agit d’un séminaire de formation, il faudra veiller à réserver une salle de travail comprenant le matériel nécessaire. Chez nous, toutes les maisons à privatiser disposent d’équipements high-tech pour travailler sur place sans craindre d’être ralenti par une mauvaise connexion. Il n’y aura donc pas de frais à ajouter une fois le choix de la maison effectué.
- Les repas : Vous pouvez inviter les employés à cuisiner ensemble. Pour vous faciliter la tâche, The Oasis House vous livre vos courses accompagnées de fiches recettes. Voilà une manière originale de mieux connaître vos voisins de bureau en les mettant au défi derrière les fourneaux. Si vous préférez mettre les petits plats dans les grands, vos repas pourront être confectionnés par des traiteurs locaux. Nous vous proposons même la venue d’un chef à domicile qui ravira vos papilles en valorisant les saveurs du terroir.
- Les activités : Elles sont la raison d’être de votre parenthèse, car elles créent des instants singuliers de connexions ou de découvertes. Elles peuvent être libres ou encadrées par des partenaires : formateurs, conférenciers, professeurs de sport ou artistes.
Un aperçu des expériences à vivre chez The Oasis House : yoga du rire, sophrologie, krav-maga, tennis, golf, atelier mixologie, cours d’aquarelle, poterie, création de bougies, communication non violente, prise de parole en public, sortie en montgolfière, randonnée, etc.
- La location de matériel : Qu’elles soient sportives ou artistiques, recensez le matériel nécessaire aux activités si vous n’avez pas choisi un prestataire qui s’en chargera pour vous.
- Les goodies : Pour que les collaborateurs n’oublient pas ce team building, offrez-leur un cadeau aux couleurs de l’événement ou de la société. Par exemple, pour un séminaire d’onboarding, vous pouvez préparer un kit d’intégration avec un tee-shirt, un cahier et un stylo portant votre logo.
- Les imprévus : Gardez une ligne budgétaire pour des frais que vous n’auriez pas soupçonnés ou pour des coûts que vous auriez omis de compter.
Se faire accompagner par des professionnels pour prévoir le budget de son séminaire d’entreprise
Cette étape vous a semblé fastidieuse ? Nous le savons bien, coordonner l’action de différents prestataires est chronophage. Et trouver le service adéquat lorsque nous ne sommes pas sur place ressemble bien souvent à un casse-tête.
Rapprochez-vous de nos équipes qui vous aideront à clarifier votre demande. Une fois celle-ci enregistrée, un devis comprenant différentes formules vous sera envoyé dans les plus brefs délais. Grâce à notre expérience des séjours d’entreprise sur mesure, nous saurons vous aiguiller si votre budget est limité.
Source :
https://www.challenges.fr/entreprise/vie-de-bureau/pourquoi-les-entreprises-misent-sur-les-seminaires-de-proximite-pour-federer-les-equipes_848708
